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Terça-feira, 26 de fevereiro de 2013

Empresas agem para reduzir uso de e-mail entre funcionários

Um mês e meio de trabalho: esse foi o tempo que uma equipe da farmacêutica Boehringer Ingelheim calcula ter ganho ao reduzir o volume de e-mails enviados. O número caiu de 9.515 por pessoa em 2011 para 6.656 em 2012.

"Reduzimos em 2.859 o número de e-mails por funcionário. Se você contar que perde cinco minutos com cada mensagem, isso representa um mês e meio de trabalho por ano", diz Fabio Rodrigues, 38, gerente da empresa responsável pela iniciativa, motivada, segundo ele, pelo fato de a equipe ter se tornado "escrava" da ferramenta.

A meta foi alcançada por meio de ações educativas, como mostrar quando enviar uma mensagem era realmente necessário ou quando era mais eficiente conversar pessoalmente ou por telefone.

"É errado responder e-mails sobre o mesmo assunto diversas vezes. Se a questão tem mais de três mensagens, na maioria das vezes é melhor resolver o problema pessoalmente ou por telefone", afirma Sergio Guimarães, diretor da consultoria Academia do Tempo.

Esse tipo de aprendizado é necessário para que o e-mail não se torne um "vilão" da produtividade, com os profissionais perdendo tempo para responder a centenas de mensagens, em vez de, efetivamente, produzir.

"É preciso entender que enviar e responder e-mails é só mais uma entre as tarefas do dia", destaca o consultor em gestão do tempo Christian Barbosa, da Triad PS.

Organização

De acordo com especialistas, o principal pecado dos profissionais em relação ao e-mail é checá-lo constantemente e ativar alertas para mensagens que chegam. O ideal é estabelecer horários específicos para a tarefa.

"As pessoas têm a sensação de que estão perdendo algo por não ver o e-mail, mas é uma crença falsa, a não ser que sua função seja de suporte ou de vendas, por exemplo, que exigem respostas imediatas", diz o consultor de produtividade Alexandre Borin.

E, mesmo nesses casos, o indicado é determinar horários fixos para verificar a caixa de entrada -15 minutos a cada hora, por exemplo.

Essa percepção de que o e-mail pode mais prejudicar do que ajudar o trabalho está fazendo com que algumas empresas tomem atitudes extremas.

Os funcionários devem receber treinamento comportamental sobre o assunto. Um dos assuntos abordados foi a prática de mandar e-mails com cópias para contatos que não estão diretamente envolvidos na questão. Isso faz com que várias pessoas respondam a mensagem para todos os profissionais que estão "copiados", gerando uma espiral sem fim de e-mails.

"A gente chama de 'o vício da formalização'. Muitas vezes, você precisa necessariamente 'copiar' seu chefe na mensagem, mas na maioria dos casos a pessoa tem o costume de mandar a mensagem para gente que não tem nada a ver com o assunto", afirma Elio Soares, gerente de recursos humanos da empresa para a América Latina.

Mesmo nos casos em que é preciso enviar a mensagem para vários destinatários, o indicado é colocar os destinatários em "cópia oculta", assim, não há o perigo de alguém responder ao e-mail "para todos", gerando acúmulo de mensagens. Nesse caso, deve-se informar, no texto, quais pessoas estão recebendo o correio eletrônico.

"Se o e-mail não é conclusivo, mas, sim, para 'jogar a batata' para a frente, melhor não usar", afirma Eduardo Casarini, 36, presidente da loja Flores Online. Ele conta que, ao entrarem na empresa, os profissionais recebem orientações sobre como usar a ferramenta. Uma das recomendações é escrever textos conclusivos e diretos.

Ele afirma que costuma responder com um "não li, está muito grande" aos e-mails que saem desse padrão.

Mesmo nos casos em que é preciso documentar decisões ou o andamento de um projeto, por exemplo, o ideal é que a mensagem do e-mail seja conclusiva, e não contenha dúvidas que precisarão ser sanadas virtualmente.

Saiba como tornar o e-mail um aliado da produtividade, e não um sugador de tempo


  • Programas que permitem armazenar anotações e documentos, como o Evernote, podem ser mais úteis para guardar informações importantes sobre o trabalho do que a conta de e-mail


  • Responda os e-mails importantes de forma imediata. Deixar para depois gera um retrabalho, já que é necessário reler a mensagem e pensar novamente sobre o assunto


  • Para se organizar melhor, marque como 'não lido' os e-mails com temas sobre os quais você precisa tomar alguma atitude, e como 'lidos' os que você já resolveu


  • Não deixe sua caixa de entrada aberta o tempo todo e desabilite os alertas que chegam no computador ou no celular para avisar sobre novas mensagens


  • Estabeleça horários fixos para checar seus e-mails. Faça isso mesmo que seu trabalho exija que você os responda rapidamente -determine um número de minutos a cada hora para isso


  • A prática de usar vários e-mails para o mesmo tema deve ser usada apenas em empresas ou ocasiões que exigem que seja feita a documentação da comunicação


  • Para assuntos muito delicados, prefira o uso do telefone ou as reuniões presenciais. Depois que os principais pontos forem decididos, mande e-mail para documentar

Uso do e-mail exige bom senso, especialmente no ambiente corporativo.

Confira dicas de etiqueta para o correio eletrônico


  • Não use sistemas automáticos de confirmação de leitura. É melhor pedir que o destinatário confirme o recebimento


  • Os textos devem ser sucintos. O ideal é que não precise aparecer a barra de rolagem na lateral da mensagem -o e-mail deve caber em uma tela


  • Ao "copiar" várias pessoas, prefira usar a "cópia oculta", para não gerar um grande volume de respostas para todos os contatos que receberam aquele e-mail


  • No campo "para" devem estar profissionais que precisam tomar alguma atitude em relação à mensagem e, no "Cc", as que apenas precisam estar cientes

Fonte: Folha de São Paulo - 17/02/2013